Dış kaynaklı Dokümanlar ve Takibi


documents-158461_640Dış kaynaklı dokümanlar; sistemin sahibi olan kurum / işletme tarafından oluşturulmamış ve bilgi kaynağı olan kullanılan dokümanlardır. Kısaca şu şekilde tanımlanabilir: üzerinde bir değişiklik yapılması söz konusu olmayan ve işletme dışındaki kaynaklardan elde edilmiş dokümanlardır.

Örnek olarak şunlar sıralanabilir:

  • Yasal düzenlemeler,
  • Uluslararası kılavuz ve el kitapları,
  • Bilimsel kitaplar, dergiler, makaleler,
  • Sektörel kılavuzlar ve yayınlar,
  • Standartlar,
  • Bilgi almak için kullanılan web siteleri,
  • Müşteri spesifikasyonları, şartnameleri ve kılavuzları,
  • Tedarikçilerden temin edilen kılavuz, kullanım kılavuzu ve el kitapları.

ISO standartları dış kaynaklı dokümanlar ile ilgili olarak kontrolünün sağlanması gerektiğini ifade eder. Bu işleyiş ise tamamen işletmenin kurgusuna bırakılmıştır.

Doküman kontrolü başlığında geçen dış kaynaklı dokümanların kontrolü genellikle bir liste ile sağlanır. Listenin genel olarak adı “Dış Kaynaklı Doküman Listesi”dir. Listede bulunabilecek başlıklar ise şu şekilde sıralanabilir:

  • Doküman No,
  • Doküman Adı,
  • İlgili birim / sorumlu,
  • Yayın Tarihi,
  • Son Revizyonu,
  • Son Güncellik Kontrol Tarihi,
  • Güncelliği Kontrol Eden,
  • İlgili kaynak adresi / linki.

BRC ve IFS gibi market standartlarında ise dış kaynaklı dokümanların içinde bulunması gereken bazı dokümanlara atıfta bulunulmaktadır. Bunlar özellikle yasal düzenlemelerdir. Tedariklerin gerçekleştiği ülke yasaları, üretimin yapıldığı ülke yasaları ve özellikle de ürün satışının gerçekleşeceği ülke yasaları şeklinde net bir şekilde tanımlanmaktadır.

Bunun haricinde HACCP kurulumunda kullanılan bilgi kaynaklarının bulunması ayrı bir madde olarak geçmektedir. İlgili örnek doküman başlıklar ise şu şekilde sıralanmaktadır:

  • En son bilimsel literatür,
  • Spesifik ürünler ile ilişkili bilinen tehlikeler ve tarihçe,
  • İlgili uygulama kodları,
  • Tanınmış kılavuzlar,
  • Ürünün üretimi ve satışı ile ilgili yasal gıda güvenliği düzenlemeleri,
  • Müşteri gereklilikleri.

Son olarak da hammadde, süreç ve son ürün spesifikasyonlarının da sürekli olarak ulaşılabilir olması gereklilik olarak tanımlanıyor.

Son açıkladığım sürekli olarak ulaşılabilir olma koşulu tabii ki tüm dış kaynaklı dokümanlar için geçerlidir.

Güncellik ise ayrı bir çalışma konusunu oluşturuyor. Dış kaynaklı dokümanların tamamının güncel olması gerekiyor. Bu her zaman kolay bir durum değil. Özellikle üzerinde bir değişiklik yapıldığı size bir şekilde ulaştırılmıyor ise özel bir çaba istiyor. Örneğin yasal düzenlemeler genellikle ilgili yayında çıktığında, resmi gazete vb., tüm tarafların bilgisi olduğu kabul ediliyor. Ulusal yasalarda “Lebib Yalkın” gibi tedarikçiler veya meslek odaları mail gruplarından destek alınabiliyor. AB yasaları gibi takibi gereken ve web sitesi bu konuda pek de kullanıcı dostu olmayan dış kaynaklı dokümanların güncelliğini incelemek kolay olmayabiliyor. Bu nedenle zaman zaman ben de çalıştığım firmalara AB yasalarının takibi hizmeti veriyorum. İtiraf etmeliyim ki bazı listelerin güncelliğini takip etmek dolu dolu bir günümü alıyor. Ciddi yapılması gereken ama yorucu bir görev olarak zaman zaman ajandamda yerini alıyor.

Dış kaynaklı dokümanların güncellik takibini yapacak arkadaşlara tavsiyelerim:

  • Kolay ve verimli olarak kullanılabilecek bir liste oluşturmaları,
  • Mümkün olduğu kadar çok dokümanın güncelliğini ana kaynaktan yapmaları,
  • İlgili listede linkler yardımıyla doğrudan kaynağa bağlanmaları,
  • Güncelleme tarihlerini mutlaka kayıt altına almaları,
  • Müşterilerden gelen bilgileri dikkate alarak hareket etmeleri,
  • Güncelleme yapan sitelere üye olarak mail yoluyla düzenli bilgilenmeye çalışmalarıdır.

Ekte örnek bir dış kaynaklı doküman listesi yer almaktadır. Bu konularda soru yada destek ihtiyacı olanlar çekinmeden bana ulaşabilirler.

Dış Kaynaklı Doküman Listesi

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s