Müşteri Denetimine Girecek Firmalara Öneriler


BRC auditgıda standardının 7. Versiyonun yayınlanması birçok firmayı tedarikçi denetimleri konusunda çalışmak zorunda bıraktı. Aslında gıda üreticileri için bir külfet gibi görünse de gıda güvenliği açısından çok faydalı bir uygulama olabilir. Olabilir diyorum zira iyi bir planlama ve doğru bir uygulama ile şekillendirilirse faydalı olacaktır.
Bu yazımda BRC uygulayıcılarını değil onların denetleyeceği tedarikçi firmaları bilgilendirmek istedim. Yapılabilecekleri adım adım açıklamaya çalışacağım. Tabiiki eksikler olacaktır. Özel durumlar için veya detaylı bilgi edinmek için benimle irtibata geçip mail ortamında veya telefonla bilgi alabilirsiniz.

Denetim Kapsamını Anlamak

Denetimi yapacak müşteri ile önceden mutlaka görüşülmelidir. Bu görüşmede alınması gereken bilgiler aşağıdakiler olabilir:

  • Denetim tarihi ve planı
  • Denetimin süresi
  • Denetim ekibi veya denetçi
  • Denetlencek konu başlıkları
  • Soru listesi veya gereklilikler

Bu bilgilerin paylaşılması herzaman mümkün olmamaktadır. Müşteri yetkilisi ile ikili ilişkilerin iyi olması, müşterinin paylaşıma açık olması ve iyiniyetli yaklaşımı bilgi akışını rahatlatmaktadır. Açık bir iletişim kurulması tavsiyemdir. Durumunuzu açıkladıktan sonra yardım talebinde bulunmanız birçok konuda rahat iletişim kurulmasını sağlar.

Standardın ve Soru Listelerinin İncelenmesi

Müşteriden soru listesinin elinizde bulunması sizin çok faydalı olacaktır. Bütün önhazırlık, soru listesinde yer alan gerekliliklerin karşılanması üzerinden yürüyecektir.

Soru listesinde yer alan konuların ve gerekliliklerin yeterli bir teknik personel veya uzman bir danışman tarafından incelenmesi yapılması gereken ilk çalışmadır. Zira soru listesinde tanımlanan basit bir uygulama çok detaylı bir çalışmaya neden olmaktadır.

“HACCP uygulamaları mevcut mu ?” sorunun cevabı bir dosya dolusu bir doküman ve en az o kadar kayıt gerektirir. Bu soruya bir sayfalık bir HACCP planının gösterildiği durumlara şahit oldum. Bu durumlar genellikle yetersiz bir ekip ve bilgisizlikten kaynaklanır.

Soru listesinin olmadığı durumlarda kapsam olarak BRC gıda standardının ilgili bölümleri dikkate alınmalıdır. Zira BRC gıdanın istediği denetim kapsamı doğrultusunda denetim yapılacaktır. Bu başlılar şu şekildedir;

  • HACCP,
  • İzlenebilirlik,
  • Saha Gereklilikleri,
  • Personel Gereklilikleri

Doküman ve Kayıtların Hazırlanması

Yapılan denetimde yer alacak denetçiler yeterli, eğitimli ve tecrübeli olmalıdır. Bu, BRC standardının bir gereğidir. Yeterli bir denetçi ise denetimi sırasında objektif delilerin üzerinden ilerleyecektir. Yani beyan tek başına yeterli olmayacaktır. Her konu ile ilgili doküman, kayıt, uygulama veya görsel kanıtlar ile yeterliliği değerlendirecektir.

Soru listesi veya yukarıda tanımlanan başlıklar için tüm dokümanların ve kayıtların hazırlanması çok önemlidir. Burada tekrar yeterli teknik personel ve / veya uzman bir danışmanın doküman ve kayıtları incelemesi gerekir ki gözden kaçan hususlar olmasın. Önemsiz gibi görünen bazı detaylar, denetimlerin olumsuz sonuçlanmasına neden olabilmektedir.

Altyapı Hazırlığı

Denetim gerekliliklerinin yarısı doküman ve kayıt ise diğer yarısı işletme altyapısının yeterli olmasıdır. Bu nedenle iyi bir altyapı tek başına yüzde elli başarı getirir. Tam aksine tam bir dokümantasyon ve kayıt sistemi tek başına yüzde elli başarı getirir. Ama 50 puan tek başına asla yeterli değildir.

İşletme ciddi bir saha denetimine tabii tutulmalıdır. İşletme körlüğünün üstesinden gelmek için profesyonel bir kişiden yardım alınabileceği gibi, farklı departmanda çalışan bir kişiden destek istenebilir. Burada denetimi yapan kişinin yeterliliği en büyük başarı faktörü olacaktır.

Altyapı denetimi sonrasında tanımlanan tüm uygunsuzluklar uygun bir şekilde kapatılmalıdır. Uygunsuzlukların kapatılmasının ardından mutlaka ikinci bir denetim yapılmalı ve yerinde kontroller ile teyit sağlanmalıdır.

Denetim Öncesi Son Kontrol

Denetimden önce tüm doküman ve kayıtlar son bir kez gözden geçirilmelidir. Güncel kayıtların tam ve doğru olduğu teyit edilmelidir. Ayrıca bilgisayar ortamındaki tüm doküman ve kayıtlar mutlaka bir yada birkaç farklı kaynakta yedeklenmelidir.

Denetim ile ilgili olarak tüm birim sorumluları bilgilendirilmelidir. Denetimde sorumluluk alanlarına yönelik gereklilikler aktarılmalı ve önhazırlığın tam olması istenmelidir.

Saha mutlaka son kontrollerden geçirilerek onaylanmalıdır.

Denetim  Sonrasında

Denetimde alınan uygunsuzluklar ile ilgili mutlaka aktif bir iletişim sağlanmalıdır. Müşteri temsilcileri en kısa zamanda uygunsuzluk kapatmaları ile ilgili olarak bilgilendirilmelidir. Kapatmaların kanıtları bir aksiyon planı eşliğinde ilgili taraflara iletilmelidir.

5 thoughts on “Müşteri Denetimine Girecek Firmalara Öneriler

  1. BRC /V7 Saha denetimlerinde kullanılacak soru bankasının altyapısı ilgili maddeler nelerdir ? teşekkürler ,

      • Teşekkürler , gerek yazılarınızda gerekse yanıtlarınızda ne eksik , ne de fazla bir cümle var. Yoğun çalışan biri için ;bu özen için ayrıca teşekkürler ,
        Halime S. Alikadıoğlu

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s