Yönetim Sistemi El Kitabı Yazmak


BookStandartların revizyona uğraması veya yeni bir standartla çalışmaya başlarken oluşturulması gereken temel dokümanlardan biridir el kitabı. Artık bir çok standart zorunlu tutmasa da el kitabı yazmak sistemi sıfırdan oluşturma veya gözden geçirme aşamasında iyi bir araçtır.

El kitabı yazımında en kolay yol standardın adımlarını takip etmektir.

Giriş Kısmı

Standardın uygulamalarını açıklamaya başlamadan önce firma tanıtımının ve sistem kapsamının açıklandığı bölümdür. Bu aşamada şu bilgilerin olmasında fayda vardır:

  • Firmanın iletişim bilgileri,
  • Adresi,
  • Kısa bir tanıtımı,
  • Sistemi işletirken dahil edilecek ürünler, üretim alanları, süreçler, departmanlar,
  • Süreçlerin birbiri ile etkileşimi açıklar metin ya da çizim.

Terimler ve Tarifler Kısmı

Yönetim sistemi ile ilk defa karşılaşan veya bilgi yetersizliği olan kişiler için terimlerin ve tariflerin açıklanmasında fayda vardır. Unutulmamalıdır ki el kitabı aynı zamanda sisteme yeni dahil olan personelin eğitimi için de kullanılabilir. Bu nedenle sistemde özel anlam ifade eden terimler, teknik kelimeler açıklanırsa daha faydalı olacaktır. Bu bölümün el kitabına dahil edilmesi durumu kullanım amacına göre belirlenmelidir.

Uygulamalar / Gereklilikler

Standartlarda tanımlanan tüm gereklilikler madde sıralamasına göre veya istenen sırada el kitabına geçirilmeli ve bu başlıklar altında firmadaki uygulamalar açıklanmalıdır. Örneğin standarttaki gereklilikler veya maddeler şu şekilde bir tanımlama yapabilir.

Üst Yönetimin Sorumluluğu

Glutensiz ürün üretimine yönelik çalışmaları oluşturulmasında üst yönetimden bir kişi doğrudan sorumlu tutulmalıdır. Bu kişi tüm çalışmalarda temsilci olarak görev almalıdır. Kaynak ihtiyacı, faaliyetlerin planlanması ve sonuçlarının değerlendirilip işlenmesi aşamalarında en üst düzey yetkiliye bilgi aktarmalı ve gerek duyulan desteği sağlamalıdır. Bu kişi doğrudan en üst düzey yöneticiye bağlanmalıdır.

Bu tanımlanın karşılığında el kitabındaki metin şu şekilde olabilir:

Üst Yönetimin Sorumluluğu

Glutensiz ürün üretiminden yönetim temsilcisi olarak Kalite Müdürü sorumludur. Kendisi genel müdüre doğrudan bağlıdır. Temel görevleri şunlardır:

  • Glutensiz ürün üretimi ile ilgili olarak yapılan çalışmalara liderlik yapar.
  • Kaynak ihtiyacı ve benzeri destekler için üst yönetimden talepte bulunur ve kaynakların doğru kullanılmasını sağlar.
  • Çalışmalardan elde edilen sonuçlar ve değerlendirmeleri ile ilgili olarak üst yönetime raporlama yapar.
  • Sistemin denetlenmesinde temsilcilik yapar.

El kitabının yazılması sırasında özel olarak tasarlanmış dokümanlara atıfta bulunulması uygundur. Örneğin dokümanların kontrolü ile ilgili bölümde; “Dokümanların Kontrolü Prosedürü PRS 01.01 ile açıklanmıştır.” şeklinde bir atıf yapılması yeterli  olacaktır.

Sistemin kurulması sırasında bu şekilde el kitabı oluşturulması ve her atıf aşamasında ilgili dokümanların da oluşturulması sistemin bütünlüğünü koruyacaktır.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Log Out / Değiştir )

Connecting to %s